Mag ik als gemeenten vooronderzoeken en opsporingsrapporten delen met derden?

Mag ik als gemeenten vooronderzoeken en opsporingsrapporten delen met derden?

Onderzoeken die zijn uitgevoerd in opdracht van de gemeente kunnen worden gedeeld met derden. Als het onderzoek niet is uitgevoerd in opdracht van de gemeente dan kan de afweging om een rapport wel of niet te delen gemaakt worden op basis van afspraken die gemaakt zijn met degene die het rapport verstrekte. Een gemeente zou bij de ontvangst van een rapport duidelijk kunnen maken dat het om openbare informatie gaat en/of dat het onderzoeksbureau kan aangeven welke informatie als vertrouwelijk beschouwd moet worden.

Volgens de Wet open overheid (Woo) heeft eenieder recht op publieke informatie. Het begrip publieke informatie is in de wet gedefinieerd als informatie neergelegd in documenten die berusten bij (voor zover hier relevant:) gemeentelijke bestuursorganen.

Het begrip document is gedefinieerd als door een (voor zover hier relevant:) gemeentelijk bestuursorgaan opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of een ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat bestuursorgaan.

De documenten kunnen dus ook van derden afkomstig zijn (de gemeente kan deze ‘ontvangen’), de reikwijdte van de Woo is niet beperkt tot enkel ‘eigen’ informatie. Maar niet alle informatie van derden valt onder het openbaarheidsregime van de Woo. Relevant is of de informatie van derden verband houdt met de publieke taak van gemeenten. Omdat de onderzoeksrapportages zien op ontplofbare oorlogsresten/explosieven en de gemeente hierin een taak heeft (o.a. in relatie tot OOV), lijkt dit het geval te zijn. In beginsel is alle informatie die bij een bestuursorgaan berust, publieke informatie.

Het voorgaande leidt ertoe dat de onderzoeksrapporten vallen onder het regime van de Woo. Maar er is geen (harde) verplichting voor de gemeente om deze rapporten actief (uit eigen beweging) openbaar te maken.

Wel kan iemand via een Woo-verzoek deze rapporten opvragen. Naar aanleiding van zo’n verzoek zal de gemeente moeten kijken of de onderzoeksrapporten integraal openbaar kunnen worden gemaakt, of dat er andere belangen dan het openbaarheidsbelang zijn die vergen dat het rapport (gedeeltelijk) vertrouwelijk wordt gehouden. Gekeken moet daarom worden of er aanleiding is een van de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 en 5.2 Woo toe te passen. Omdat de rapporten van derden zijn, zal bij die afweging of de rapporten openbaar kunnen worden gemaakt, ook de zienswijze van die derden moeten worden gevraagd en betrokken.